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Assistenz des Vorstands | administrativen Direktors (w/m/d)

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Am Leibniz-Institut für Bildungsverläufe ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit oder nach Absprache anteilig (32 bis 40 Wochenstunden) und zunächst befristet bis 30.09.2026 zu besetzen:

Assistenz des Vorstands | administrativen Direktors (w/m/d)

Das Leibniz-Institut für Bildungsverläufe (LIfBi) mit rund 250 Beschäftigten ist eine eigenständige Forschungs- und Infrastruktureinrichtung der empirischen Bildungsforschung und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft. Kern des Instituts ist das Nationale Bildungspanel (NEPS), die größte Langzeit-Bildungsstudie in Deutschland.

Ihr Arbeitsumfeld

Der administrative Direktor verantwortet den Haushalt inklusive der Budgetplanung und ist zugleich der Leiter der Verwaltung. Die Verwaltung organisiert alle administrativen Vorgänge am Institut, sichert als zentrale Serviceeinrichtung den reibungslosen Ablauf komplexer Verwaltungsprozesse, betreut vielfältige technische Dienstleistungen und gewährleistet so die Funktionalität der täglichen Abläufe im Institut.

Ihre Aufgabenbereiche

  • Eigenverantwortliche Organisation und Koordinierung der internen Arbeitsabläufe und des Geschäftsverkehrs im Vorstandssekretariat
  • Aufbereitung und Einordnung von Vorlagen, Arbeitspapieren und Informationen zu unterschiedlichen Themenfeldern
  • Monitoring von Beschlussfassungen und Wiedervorlagen
  • Erstellen und Aufbereiten von Berichten, Sitzungsunterlagen und Präsentationen
  • Organisation von Veranstaltungen sowie Betreuung von in- und ausländischen Gästen 
  • Reiseplanung im In- und Ausland und Vorbereitung von Reisekostenabrechnungen

Ihre Voraussetzungen

  • Sehr guter Berufsabschluss als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung
  • Eine abgeschlossene Weiterbildung als Office Manager/in oder vergleichbare Qualifikationen sind erwünscht
  • Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einem Leitungsbüro oder vergleichbarer Position sowie auch Erfahrungen im wissenschaftlich-administrativen Umfeld sind von Vorteil
  • Aufgeschlossene, strukturiert arbeitende Persönlichkeit
  • Loyalität, Diskretion sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative, eine sehr selbständige Arbeitsweise und ein hervorragendes Kommunikations- und Organisationsgeschick werden ebenso vorausgesetzt wie Teamgeist und eine starke Dienstleistungsorientierung
  • Routinierter Umgang mit Microsoft-Office-Programmen (MS Word, Excel, PowerPoint, Teams, etc.) und Internetanwendungen
  • Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch

Wir bieten

  • Arbeiten im gesellschaftlich relevanten Tätigkeitsfeld der Bildungsforschung und in einer Region mit hoher Lebensqualität
  • Vergütung gemäß der Verantwortung und Vorkenntnissen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes der Länder (TV-L) bis zu EGr. 8, eine Jahressonderzahlung, 30 Tage Jahresurlaub und zusätzliche freie Tage am 24. und 31. Dezember sowie am Geburtstag und Faschingsdienstag
  • Eine betriebliche Altersversorgung bei der VBLU
  • Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten des mobilen Arbeitens nach Absprache
  • Umfangreiche Angebote zur betrieblichen Weiterbildung
  • Modern ausgestattete Büros, Sozialräume, betriebliche Gesundheitsförderung, Eltern-Kind-Zimmer, uvm. für ein angenehmes Arbeitsumfeld (Details zu unseren Sozialleistungen unter www.lifbi.de/Karriere)
Das LIfBi tritt für Geschlechtergerechtigkeit und personelle Vielfalt ein. Unser Institut fördert die Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf durch flexible Arbeits- und Teilzeitmodelle.

Ihr Kontakt

Ihre aussagekräftige Bewerbung senden Sie bitte bis zum 15.09.2024 über unser Onlineformular.
Inhaltliche Fragen zur Stelle beantworten Herr Dr. Stefan Echinger (+49 951 700 60 60, stefan.echinger@lifbi.de) und Ilona Kellermann (+49 951 700 60 296, ilona.kellermann@lifbi.de).

Sie haben Fragen?
Kontaktieren Sie gerne die in der Ausschreibung genannte Kontaktperson oder unsere Personalabteilung! Weitere Informationen zum LIfBi als Arbeitgeber, zu unseren Angeboten im Bereich Weiterbildung und Nachwuchsförderung und zur Weltkulturerbestadt Bamberg finden Sie auf unserem Karriereportal lifbi.de/Karriere.

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